Arquivar documentos e mantê-los seguros pode rapidamente se tornar um desafio. Porque com o tempo, há toneladas de papéis, faturas e contratos que precisam ser classificados e rotulados. Para que você não perca a noção, explicamos o que você deve saber sobre o assunto.
Para guardar documentos corretamente, é preciso paciência e perseverança - mas o trabalho vale a pena, porque todos sabem: "Ordem é meio caminho andado". Se você não quer mais procurar em vão documentos importantes na pilha de papéis em sua mesa, pode facilitar sua vida com apenas alguns passos.
Mas o que realmente significa um documento? Em princípio, os documentos contêm informações relevantes ou importantes. Nem sempre precisam ser em papel, mas também podem conter informações digitais de qualquer tipo. Porém, sempre servem como garantia jurídica, para que a presente carta possa comprovar exatamente o que foi planejado ou realizado - por exemplo, documentam um pagamento ou outras transações juridicamente significativas.
Períodos de retenção de documentos
Ao contrário das empresas, comerciantes ou autônomos, os particulares geralmente não estão sujeitos a quaisquer requisitos legais de retenção. A única exceção são as faturas do comerciante, que devem provar que não foi efetuada qualquer atividade ilegal ( § 14b, n . ° 1, UStG ). No entanto, é aconselhável arquivar outros documentos importantes por um determinado período de tempo. Os seguintes períodos de retenção devem pelo menos ser observados:
- pelo menos dois anos
Não existe um período de retenção regulamentado para contratos de vendas, recibos, faturas e documentos de garantia. Ao comprar produtos novos, no entanto, você celebra um contrato de compra de acordo com o Código Civil Alemão, que é válido por dois anos. Além disso, você deve manter as contas do comerciante, contas de médicos, advogados e notários ao mesmo tempo.
- pelo menos cinco anos
Reclamações e reclamações por defeitos no lar.
- pelo menos seis anos
Quem ganha muito, com um salário anual de mais de 500.000 euros por ano, deve guardar seus extratos bancários por pelo menos seis anos.
- cerca de 30 anos
Acórdãos judiciais, avisos de cobrança e processos
- vitalício
Alguns documentos precisam ser mantidos por toda a vida. Isso inclui relatórios médicos, certificados de treinamento, diplomas, certidões de nascimento, certidões de batismo, certidões de casamento, certidões de óbito de familiares e documentos para o cálculo de pensões. Este último também inclui contratos de trabalho, folhas de vencimento e documentos de previdência social.
- documentos fiscais privados
Em geral, os documentos fiscais privados não precisam ser mantidos. No entanto, se a autuação fiscal for marcada como “provisória” ou “sujeita a revisão”, os documentos devem ser mantidos até que tenham sido totalmente esclarecidos.
- Contratos de empréstimo e apólices de seguro
Os contratos de produtos bancários devem ser válidos durante todo o prazo e por cerca de três anos após o término desse prazo. O mesmo se aplica aos documentos de seguro.
Projete o sistema de arquivamento de documentos
Um sistema de arquivamento bem estruturado é a melhor maneira de manter os documentos seguros e longos. O tipo de armazenamento que você escolhe depende principalmente de suas preferências. Para pequenos escritórios e poucos documentos, um pequeno armário é o suficiente para que você simplesmente deslize para baixo da mesa. Se você não quiser ter problemas de espaço posteriormente, no entanto, deve investir diretamente em um armário espaçoso que oferece espaço de armazenamento suficiente para arquivos e pastas. Para documentos de que você não precisa o tempo todo, você pode comprar várias pastas Din-A4, que você etiqueta de acordo e fornece com divisórias. Você também pode usar a cor da pasta para destacar diferentes conteúdos. Por exemplo, todas as pastas de construção de casas podem ser verdes e as pastas de finanças pretas.Aqueles que preferem pastas uniformes devem dar importância a uma etiquetagem precisa para que os papéis necessários estejam rapidamente disponíveis.
Para documentos importantes que são usados repetidamente no escritório, arquivos suspensos rotulados são adequados, os quais são mantidos em um arquivo suspenso correspondente. O tamanho, a cor e o design do gabinete podem ser selecionados individualmente.
Mas o registro de cassetes, que consiste em cassetes de plástico no formato paisagem DIN A4, também é adequado para acesso direto e rápido a arquivos individuais.
Se você tiver papéis no escritório ou em casa de que precisa repetidamente ou que ainda precisam ser processados, basta colocá-los em uma bandeja de correio. No entanto, evite coletar muitos documentos lá, caso contrário, a desordem surgirá rapidamente novamente.
Os arquivos de suspensão têm a vantagem de que os documentos não precisam ser perfurados. Os documentos são simplesmente colocados livremente na pasta e também podem ser rapidamente removidos novamente.
Cassete de documentos à prova de fogo
As cassetes de documentos à prova de fogo são ideais para proteger documentos importantes, como passaportes ou certidões de nascimento, em caso de incêndio ou inundação. Eles podem suportar altas temperaturas por até 60 minutos e são extremamente estáveis e robustos, de modo que os ladrões dificilmente têm a menor chance. As dimensões da maioria dos cassetes correspondem ao formato DIN A4 e, portanto, também podem armazenar pastas DIN A4 ou registros inteiros. Eles também têm uma alça e, portanto, podem ser facilmente transportados.
Armazenamento digital de documentos
A quantidade de documentos que coletamos ao longo da vida costuma ser considerável. Mas não raramente, não há espaço suficiente para armazenar todos os documentos. Uma solução aqui é o armazenamento digital de documentos.Existem vários softwares de arquivamento de documentos. Isso requer uma pesquisa precisa sobre qual software é adequado para você. Se você deseja principalmente salvar e-mails, isso pode ser um problema para alguns softwares. Um bom programa de arquivamento não pode apenas lidar com documentos em papel digitalizados ou PDFs, mas também deve atribuir automaticamente e-mails e seus anexos aos arquivos eletrônicos corretos.
Se você preferir digitalizar seus documentos sem software, precisará de um bom scanner e espaço de armazenamento suficiente na forma de um disco rígido externo. Existem muitos motivos para digitalizar seus documentos: Se você salvar documentos eletronicamente e em cópia, poderá protegê-los contra perda ou destruição. Você também pode economizar espaço no escritório e, potencialmente, dinheiro. E por último, mas não menos importante, você melhora a organização do seu escritório: o arquivamento eletrônico cria ordem e clareza.
É aconselhável criar um segundo disco rígido externo para garantir a segurança, de modo que nenhum dado possa ser perdido. Discos rígidos com função de espelho são uma solução bastante segura para armazenar dados importantes. O princípio: há dois discos rígidos em uma caixa. Os dois discos rígidos comunicam-se entre si e espelham seu conteúdo - duas vezes melhor. Se uma das placas estiver com defeito, sempre haverá a segunda.
No entanto, após 5 a 10 anos, é aconselhável comprar um novo disco rígido, porque as mídias de armazenamento digital também têm uma vida útil limitada. Se um disco rígido de um sistema chamado raid mostrar falhas, você deve comprar dois novos. As interfaces e conexões entre o meio de armazenamento e o computador também mudam de tempos em tempos - outro motivo para transferir os dados para novas unidades externas.
Depois de digitalizar seus documentos, é claro que também é importante criar um pedido no disco rígido. Você pode simplesmente criar uma estrutura de pastas adequada com o nome apropriado. Você também tem a opção de marcar os arquivos individuais. Quando se trata do tipo de arquivo, você deve usar formatos experimentados e testados, como JPEG.webp e PDF, que também prometem uma certa compatibilidade com o futuro. É melhor evitar formatos de arquivo exóticos.
Pelo menos as pastas que contêm documentos confidenciais devem ser criptografadas. A função de criptografia padrão do sistema operacional geralmente é suficiente para isso. Certifique-se de anotar a senha e salvá-la em um lugar que você ainda possa lembrar em 10 anos - se você esquecer, dificilmente haverá qualquer possibilidade de acessar os dados criptografados. A criptografia é particularmente essencial se o seu computador tiver acesso à Internet, porque agora existem muitos cavalos de Tróia em circulação, especialmente para sistemas Windows, que podem espionar os dados de outros computadores.
A digitalização de documentos leva algum tempo, mas economiza muito espaço.
Armazene documentos online na nuvem
O armazenamento online também pode ser usado para arquivamento de dados. É fácil e barato, senão gratuito. Existem muitos fornecedores: Dropbox, Amazon ou Google Drive são alguns dos grandes serviços. Mas aqueles que dependem de serviços de nuvem convenientes também precisam de muita confiança: no final das contas, você coloca seus dados nas mãos de outras empresas. Eles são tão seguros quanto os respectivos fornecedores os tornam. Você também pode ter custos de operação e nenhum controle sobre o futuro do provedor de serviços. O armazenamento em nuvem não é, portanto, a primeira escolha para dados confidenciais.
Armazene documentos externamente
A empresa berlinense Deba Bauarchiv GmbH oferece um serviço especialmente para proprietários. Ela se especializou no armazenamento e gerenciamento de documentos de proprietários, em sua maioria, privados. “Os clientes trazem seus arquivos para nós, nós os indexamos e os armazenamos conosco sob precauções especiais de segurança”, explica o Diretor Ben Stoffregen. Caso o cliente necessite de um documento ou cópia, pode solicitá-lo à Deba, que o enviará por correio ou courier. Porque os documentos se perdem continuamente durante a movimentação. "Isso custou muito dinheiro a um cliente atual: para adicionar um andar à sua casa, ele teve de gastar dezenas de milhares de euros em novas estáticas e outras análises."