Os administradores de propriedades em uma comunidade de proprietários desempenham um papel importante e devem ser definitivamente adequados para esta posição. A seguir, explicamos como você, como uma comunidade de proprietários, pode encontrar a pessoa certa e o que acontece quando um novo gerente de propriedade precisa ser encontrado.
O administrador de imóveis de um complexo residencial tem uma posição de destaque: ele tem os fundos da associação de proprietários de casas (WEG). Ele convoca reuniões de proprietários e implementa as resoluções ali aprovadas. Ele cuida dos reparos e manutenção da propriedade comunal. Para fazer isso, ele deve acompanhar a complexa lei de propriedade residencial. Isso exige (principalmente) um profissional.
Encontre um gerente de propriedade
A WEG pode, em princípio, administrar a si mesma. Isso pode funcionar para um pequeno complexo residencial. Mas assim que apenas um proprietário deseja um gerente “real”, a comunidade deve designar um. Para fazer isso, ela primeiro precisa de uma seleção de candidatos. “Deveria haver três ofertas. Caso contrário, a falta de alternativas pode levar os proprietários a contestar com sucesso a decisão do pedido ”, diz Annett Engel-Lindner, advogada especializada em direito de arrendamento e propriedade residencial.
Ao pesquisar, a comunidade (ou os membros que cuidam dela) podem se concentrar nos candidatos próximos. Afinal, distâncias curtas são importantes para que o gerente possa verificar regularmente o imóvel posteriormente. A primeira inspeção deveria ter ocorrido antes da eleição. Julia Wagner, da associação de proprietários Haus & Grund Germany, explica por quê: "Os candidatos devem conhecer o complexo residencial para poder apresentar uma proposta bem fundamentada."
O que é um bom administrador?
Uma boa conexão com o gerente da propriedade deve ser uma prioridade para a associação de proprietários. Para que você tenha sucesso, siga o comando número um: como uma comunidade, escolha o profissional que realmente se adapta a você, que pode fornecer referências, que exala competência e profissionalismo e que parece ser pessoal.
Freqüentemente, um mau gerente de propriedade só pode ser reconhecido mais tarde se, por exemplo, ele der aos proprietários conselhos ruins sobre manutenção e muito dinheiro tiver sido investido incorretamente. Portanto, razão suficiente para os proprietários escolherem o gerente com cuidado e observá-lo de perto. Felizmente, uma lei do administrador de propriedades entrou em vigor no verão de 2018. Agora você precisa de aprovação. Eles só conseguem isso se puderem provar confiabilidade, situação financeira adequada e a conclusão de um seguro de responsabilidade profissional, além de frequentar cursos de treinamento regularmente.
A pré-seleção do gerente da propriedade
Com antecedência, o conselho consultivo de gestão ou as pessoas selecionadas para a pré-seleção devem negociar especificamente para poderem sugerir três sociedades gestoras aos proprietários dos apartamentos. O candidato é então eleito por maioria simples por um período máximo de cinco anos. O contrato de gestão regula as suas funções e remunerações, bem como a duração da nomeação. A liberdade que uma comunidade de proprietários concede ao administrador da propriedade pode ser determinada por eles.
Quem cuida da pré-seleção deve elaborar um checklist com todos os pontos que são exigidos do candidato. Portanto, a decisão é objetiva e independente de preço e pessoa. Além do seguro de responsabilidade comercial prescrito na aprovação, isso também inclui responsabilidade contra perdas financeiras e seguro de fidelidade. Além disso, o requerente deve ter um escritório profissional para que possa ser contactado pelos proprietários e seja designado um substituto durante a época de férias. O administrador também deve levar em consideração as características especiais de cada sistema. Infelizmente, alguns candidatos oferecem apenas um padrão baixo.
O gerente de propriedade ideal deve atender a uma série de requisitos.
O contrato de gestão
Na maioria das vezes, o administrador do imóvel apresenta uma minuta que costuma levar em consideração seus interesses. “Os proprietários devem, portanto, dar uma olhada nisso”, recomenda Gabriele Heinrich, da associação de proteção ao consumidor “Living in property”. Por exemplo, o contrato de gestão deve dar aos proprietários opções de controle, por exemplo, obrigar o gerente da propriedade a cobrar os pagamentos da casa de coproprietários que não estão dispostos a pagar, enviar as atas da reunião dos proprietários dentro de duas a três semanas e obter a aprovação do conselho consultivo para contratos com artesãos que excedam um certo valor. Se o contrato prevê pagamentos especiais para o administrador, sua elegibilidade deve ser verificada.
Deveres legais do administrador
- Medidas para a manutenção adequada e reparo da propriedade comunal
- Fazendo e recebendo pagamentos e serviços
- Gerenciar os fundos recebidos
- Afirmação de reivindicações pela associação de proprietários
- liderar uma conta
- outros poderes, por exemplo, convocar, presidir e redigir atas de deliberações da assembleia de proprietários
- Conduzindo o processo de tomada de decisão
“Uma boa administração não tem apenas know-how comercial, mas também técnico. E existem contatos pessoais ”, diz Gabriele Heinrich. “Uma administração funcional reage rapidamente às notificações de defeitos e resultados de documentos. Monitora o estado dos edifícios, insiste nas medidas de renovação, na formação de reservas e assume a mediação dos conflitos entre proprietários. ”Para as administrações é também indispensável um seguro de responsabilidade civil empresarial e de danos patrimoniais. Quanto maior o sistema, maior deve ser a cobertura. Um seguro de fidelidade protege contra danos intencionais causados por funcionários da administração.
Gerenciamento de conta correto e incorreto
A função central do administrador é monitorar as receitas e despesas da associação de proprietários de imóveis (WEG). As contas dos proprietários ainda são frequentemente chamadas de contas fiduciárias, que funcionam em nome do administrador da propriedade. “Hoje, no entanto, apenas contas na comunidade de proprietários são aceitáveis”, diz Heinrich. Vantagem para ambas as partes: Os direitos pertencem inequivocamente à comunidade, o administrador apenas assume a gestão da conta em nome do proprietário. Essas contas de dinheiro estrangeiro oferecem mais segurança em caso de falência ou morte do administrador e são mais fáceis de controlar pelos proprietários.Além disso, a comunidade deve restringir o poder do administrador de alienar a conta e tornar isso dependente do consentimento do proprietário de um apartamento ou conselho consultivo - por exemplo, para a conta de reserva ou de determinados valores.
A remuneração do administrador da propriedade
A taxa de administração é livremente negociável. Depende do padrão técnico e do tamanho do imóvel. Regra prática: quanto mais unidades um sistema tiver, mais barata será a remuneração. O intervalo é entre 25 e 30 euros por mês por unidade residencial. O profissional pode aplicar uma remuneração especial por serviços como a aprovação do administrador na venda de um apartamento. Não existe remuneração adicional pela gestão da cobrança das deliberações, ainda que prevista no contrato de gestão.
Demissão do administrador
O administrador é freqüentemente protegido por uma passagem no contrato: que ele só pode ser chamado de volta por um motivo importante, por exemplo, se ele arbitrariamente conceder pedidos de grandes reparos. Provou-se útil combinar um período de nomeação de um a dois anos com antecedência. Tempo suficiente para ambas as partes revisarem seu relacionamento - sem ter que esperar juntas por um tempo desnecessariamente longo se a colaboração não funcionar.
Alívio do gerente imobiliário
Muitos proprietários de apartamentos não sabem se devem dispensar o gerente da propriedade na reunião de proprietários. “Com a dispensa você renuncia ao seu direito à indenização por todos os erros conhecidos ou reconhecíveis do administrador durante a dispensa”, alerta Heinrich. Portanto, isso sempre deve ser considerado cuidadosamente.
Alterar gerente de propriedade
A cada poucos anos a WEG vota no administrador. No entanto, se durante a corrida para a eleição ficar evidente que o administrador em exercício não receberá mais a maioria, inicia-se a busca por novos candidatos. Se você assumir esta tarefa em sua WEG, você deve obter três ofertas e informar atempadamente aos coproprietários. Reserve pelo menos três meses de antecedência. WEGs menores é melhor começar mais cedo. Freqüentemente, você precisa de mais tentativas para encontrar candidatos suficientes. O antigo administrador, se ainda estiver no cargo, deve convocar e realizar a assembleia de proprietários. Então ele ajuda a determinar seu próprio sucessor.
O que você deve considerar ao mudar
Idealmente, o contrato expira paralelamente ao pedido. Caso contrário, os proprietários devem cumprir os prazos de notificação acordados - e garantir que o novo gerente sempre combine o período do pedido e do contrato. Caso contrário, pode acontecer que a WEG destitua o administrador do cargo, mas o contrato continua e persiste o pedido de remuneração.
Exemplo: O administrador foi nomeado por tempo indeterminado. Então, a duração máxima é de cinco anos. A assembleia de proprietários pode, no entanto, rejeitá-la a qualquer momento por maioria simples - desde que nada mais tenha sido acordado (por exemplo, apenas por um motivo importante). O contrato termina quando seu prazo for limitado ao prazo do mandato. Na ausência de tal cláusula, ela continua a ser aplicável. Além disso, nem todo contrato pode ser rescindido facilmente, por exemplo, porque contém um prazo mínimo. No entanto, havendo um motivo importante para o desligamento, como o processo de insolvência ou o não cumprimento das deliberações, a WEG poderá em qualquer caso rescindir o contrato sem prévio aviso.
